„Moin Birte, ich hoffe, das Du ist iO. Lass uns mal bei Gelegenheit quatschen. VG Andi“. So eine E-Mail landet bei mir manchmal direkt im digitalen Papierkorb. Warum? Nicht nur, weil Andi (wir kennen uns nicht!) die Grundregeln einer minimal aufrichtigen Kontaktaufnahme missachtet, sondern vor allem, weil er mir damit das Gefühl gibt, mir diese E-Mail zwischen Tür und Angel und ohne jede ernsthafte Absicht geschrieben zu haben.

Vielleicht denken Sie sich „Ach kommen Sie, Frau Steinkamp, so schlimm ist das doch jetzt auch nicht. Wir leben im 21. Jahrhundert. Da kann man  auch mal Fünf gerade sein lassen." Ja, kann man. Was man aber auch kann – und was in meinen Augen für ein gutes Miteinander unabdingbar ist – ist, dass man sich ein Fünkchen Zeit für sein Gegenüber nimmt und dass man eine Mindestportion Respekt an den Tag legt, wenn man eine Antwort erwartet.

Danke an dieser Stelle an meinen Kollegen Clemens Graf von Hoyos. Gemeinsam haben wir die aus unseren Augen wichtigsten Zutaten für stilvolle E-Mails in elf Tipps für unser Business-Knigge-Workbook zusammengefasst.

Der Hauptgrund für unbeantwortete E-Mails ist nicht Desinteresse, sondern der falsche Ton. Es ist ähnlich wie im Gespräch: Ungeschickt gestellte Fragen, ein gewisser Unterton – in welche Richtung auch immer – oder offensichtlich mangelnde Aufmerksamkeit sorgen dafür, dass ein Gespräch mitunter erst gar nicht zustande kommt.

Wir werden immer unhöflicher und vor allem unaufmerksamer – besonders an der Tastatur. Zu wenig Zeit – darüber habe ich mich in meiner Folge 54 „Stress – der Anstandskiller Nr. 1“ ausführlich ausgelassen – und schlechte Angewohnheiten gehen auf Kosten guter zwischenmenschlicher Beziehungen. Zig WhatsApp-Nachrichten täglich tun ihr Übriges. Denn über WhatsApp kommunizieren wir meist privat – und da sind eine Begrüßung, korrekte Rechtschreibung und überhaupt eine unmissverständliche Kommunikation in ganzen Sätzen mittlerweile eine echte Seltenheit. Wir haben uns gute Kommunikation abgewöhnt, und wir sollten dringend mal wieder so richtig achtsam mit unseren getippten Worten umgehen (übrigens gibt es auch dazu bereits eine Folge (#22 aus Februar 2021 – so viel hat sich seitdem aber nicht geändert.)

Darum verrate ich Ihnen in diesem Blog die Top 11 E-Mail-Tipps, wie Sie künftig mit wenig Aufwand aber ein wenig mehr Aufmerksamkeit so richtig stilvolle E-Mails schreiben. Das ist nicht nur wichtig, um ein anständiger Mensch zu bleiben, sondern sorgt auch dafür, dass Sie einen guten Eindruck machen, was wiederum auf Ihr gutes Image einzahlt.

Eins noch vorweg – weil ich mich dabei selbst immer mal wieder erwische – ich halte nicht viel davon, eine Stundenregel für den Zeitraum festzulegen, in dem man antworten muss. Manche sagen am selben Tag, manche sagen binnen 24 Stunden. Und ja, das wäre höflich. Jedoch ist das nicht immer möglich, weil manche Antwort einfach ein wenig Aufwand oder Vorbereitung erfordert. Dann wäre es jedoch gut, wenn Sie zumindest kurz Bescheid geben, dass Sie die E-Mail erhalten haben und sich kümmern. Im besten Fall verraten Sie, bis wann Sie die Fragen (oder um was es auch immer geht) beantworten werden. Das wäre aufrichtig und höflich

Alles beginnt mit einem guten Betreff. Immer wieder erreichen mich E-Mails mit dem Betreff „Fast vergessen“ oder „Unser Projekt“ oder „Termin nächste Woche“. Es mag zwar stimmen, dass es in der E-Mail um genau diesen Punkt geht, aber der Betreff ist viel zu wenig aussagekräftig. Wie soll ich denn, wenn ich in zwei Wochen oder vier Monaten die Korrespondenz zu eben diesem Projekt oder diesem Termin suche, irgendetwas finden? Schreiben Sie also in den Betreff immer das Thema hinein, und zwar in wenigen Worten. Dann kann ein Empfänger sogar am Betreff erkennen, wie wichtig die E-Mail gerade ist und Ihre gesamte Korrespondenz steht unter einer unmissverständlichen Überschrift.

Auf den Betreff folgt die Anrede. Da eine E-Mail nichts anderes als ein digitaler Geschäftsbrief ist, wird laut Din 5008 immer noch die Anrede „Sehr geehrter Herr / Sehr geehrte Frau“ empfohlen. Das ist die höflichste Variante der Anrede. Selbstverständlich lässt sich diese Anrede auflockern, indem Sie zum Beispiel den Tagesgruß verwendet „Guten Morgen“ oder „Guten Tag“ oder – abhängig von Ihrer Beziehung zueinander, sogar auf ein "Hallo" umschwenken. Ein „Hallo“ ist aber korrekter Weise nur dann angebracht, wenn Sie sich bereits duzen. Bei langjähriger und guter Bekanntschaft kann es auch ein „Lieber Herr“ oder „Liebe Frau“ werden. Obacht aber, wenn Sie gendergerecht formulieren möchten oder die empfangende Person sich nicht dem männlichen oder weiblichen Geschlecht zuordnet: Dann sind Sie mit einem „Guten Tag Vorname Nachname“ auf der sicheren Seite und verzichten damit auf Herr oder Frau in der Anrede.

Überhaupt ist wichtig, an wen Sie eine E-Mail adressiersent. Zu viele CC-Adressen machen Menschen unnötige Arbeit und Sie selbst haben recht wenig davon. Wereine E-Mail „nur“ als Kopie erhält,versteht vielleicht „Eigentlich hast Du damit nichts zu tun. Aber ich wollte, dass Du Bescheid weißt“. Jemand, der eine Email in Kopie erhält, ist kein aktiver Part der Korrespondenz und eben einfach nur dabei. Sie können sich das so vorstellen, als stünden Sie mit drei weiteren Personen beisammen und führten ein Gespräch: Diejenigen, die per Blickkontakt, Mimik, Gestik und Anreden eingebunden werden, reden mit und sind Teil des Gespräches; diejenigen aber, die einfach nur mit dastehen und hören, was (oder einfach nur dass etwas) gesagt wird, sind passiv und kein Teil des Gespräches. Vvon ihnen wird demzufolge keine Reaktion erwartet. So in etwa ist das mit CC-Adressen in E-Mails. Jeden, von dem Sie eine Antwort oder eine Reaktion erwarten, sollten Sie also mit ins Adressfeld schreiben.

Obacht bei BCC-Adressen! Auf die sollten Sie komplett verzichten, sofern es nicht aus Datenschutzgründen nötig ist – zum Beispiel, wenn Sie an einen Verteiler versenden. Es ist unhöflich, jemanden an einer E-Mail Korrespondenz teilhaben zu lassen, ohne dass die anderen Beteiligten davon wissen. Sie lassen schließlich auch bei einem Gespräch nicht heimlich einen Livestream mitlaufen, den jemand im Hinterzimmer mitverfolgen kann.

Auf jeden Fall gilt: Wen Sie anschreiben, den sollten Sie korrekt anschreiben. Achten Sie also unbedingt darauf, Namen richtig zu schreiben und Zusätze wie Doktor oder Professor nicht zu vergessen. Auch, wenn Titelträger nicht immer Wert darauf legen und das auch mehr und mehr aus der Mode gerät – wie sagte Sigmund Graff mal so schön? „Einen Namen hat man, wenn man keinen Wert auf seinen Titel legt“ – ist es anständig, zumindest bei der ersten Korrespondenz höflich zu bleiben und vollständig anzuschreiben. Schreiben Sie an einen Professor, so wird das Wort in der Anrede  ausgeschrieben (anders als in der Adresse im Briefkopf), darauf folgt der Nachname. Zum Beispiel „Sehr geehrter Herr Professor Meier“ oder „Sehr geehrte Frau Professor Müller“ oder „Sehr geehrte Frau Professorin Müller“. Trägt der Empfänger zusätzlich einen Doktortitel, so wird nur der höchste Titel, in diesem Fall Professor oder Professorin, genannt. Den Dr. können Sie weglassen. Schreiben Sie an jemanden, der ausschließlich einen Doktortitel trägt, so schreiben Sie abgekürzt "Dr", die Anrede lautet korrekt „Sehr geehrter Herr Dr. Meier“ oder „Sehr geehrte Frau Dr. Müller“. Der nachname ist wichtig, weil Sie nur als Patient im Krankenhaus einen Doktor als "Herr Doktor" oder "Frau Doktor" ansprechen – wenn Sie jemandem also wirklich in seiner Funktion als Arzt begegnen – selbstredend nur dann, wenn auch ein Doktortitel vorhanden ist. Alle anderen akademischen Grade wie Dipl. Ing., Bachelor oder Master werden nicht genannt und stehen höchstens auf der Visitenkarte.

Jetzt geht’s los mit dem Text und diesen beginnen Sie besonders stilvoll nicht mit „ich“. Zugegeben, das bringt auch mich selbst manchmal an die Grenzen meiner kreativen rhetorischen Fähigkeiten und oft muss ich diesen ersten Satz korrigieren, aber es wirkt weniger selbstbezogen. Gute Einstiege sind zum Beispiel „Vielen Dank für Ihre Anfrage, über die ich mich wirklich sehr freue“ statt „Ich bedanke mich für Ihre Anfrage“. Oder „Es ist ein paar Tage her, dass ich Ihnen eine E-Mail mit xy geschrieben habe …“ statt „Ich habe Ihnen vor ein paar Tagen eine E-Mail geschrieben“ oder auch „Wie geht es Ihnen? Ich hoffe, Sie haben Ihre Urlaubszeit entspannt verbringen können“ statt „Ich hoffe, sie hatten einen schönen Urlaub“. Eine E-Mail ohne „ich“ zu beginnen ist nun nicht das eine Erfolgskritrium für eine gute E-Mail, aber es ist stilvoll. Entscheiden Sie einfach selbst, wie kreativ Sie hier beim Formulieren sein möchten.

Zur Länge gibt es eine ganz simple und wirklich zielführende Faustregel: Wenn Sie den Inhalt in drei Absätzen à drei Sätzen unterbekommen, hat die E-Mail eine angenehme Länge, ist schnell zu erfassen und außerdem hat sie eine Gliederung. Es gibt doch kaum etwas Abschreckenderes, als digitale Bleiwüsten ohne optische Gliederung. Da hat man schon keine Lust zu lesen, bevor man Überhaut weiß, worum es geht. Ideal ist: Ein Absatz mit einem lockeren Einstieg und ins Thema kommen, ein weiterer Absatz mit dem eigentlichen Inhalt, dem Wunsch, der Information oder der Frage und ein letzter Absatz mit Ihrer Absicht, einer Handlungsaufforderung oder überhaupt dem Plan, wie es nun weitergehen soll.

Am Ende steht eine Handlungsaufforderung: Viele Ihrer E-Mails bleiben unbeantwortet, weil Sie nicht zu etwas auffordern. Dann kann eine E-Mail auch als reine Information wahrgenommen werden. Wenn das so gewollt ist, prima! Wenn Sie aber etwas erwarten, sollten Sie das auch sagen! „Bitte lassen Sie mich doch wissen, ob …“ oder „Verraten Sie mir, welche der folgenden Termine Ihnen für ein Telefonat am besten passen“ oder „Ich schlage vor, dass wir nun xy machen, was halten Sie davon? Oder wie stehen Sie dazu?“ sind klare Aussagen, die den Empfänger in die Pflicht holen. Und sie bieten Ihnen eine Grundlage, in ein paar Tagen noch einmal nachzufassen, sollte eine Antwort ausbleiben.

Innerhalb dieser drei Absätze à drei Sätze (natürlich darf es auch mal länger werden, wenn es nötig ist oder Ihr Thema so erklärungsbedürftig), sollten Sie auf eine sinnvolle Gliederung achten, auf korrekte Rechtschreibung und Zeichensetzung, darauf, nicht dauerhaft groß oder klein zu schreiben, Sie sollten keine doppelten Satzzeichen verwenden ("?!"), auf Abkürzungen verzichten und sparsam mit Links sein. Der Reihe nach:

Eine fehlende oder nicht sinnvolle Gliederung erschwert dem Lesenden, das Thema zu erfassen. Manchmal erhalte ich E-Mails, die drei Themen in einem Textblock enthalten – das macht es mir schwer, die E-Mail zu verstehen.

Eine korrekte Rechtschreibung und Zeichensetzung spricht für sich. Sie wird als normal angesehen, wenn sie vorhanden ist, und als nachlässig, unprofessionell, unseriös oder gar „dumm“, wenn sie fehlt.

Wenn Sie dauerhaft groß schreiben, macht es den Eindruck, als hätten Sie Ihre Feststelltaste nicht im Griff und eine dauerhafte Kleinschreibung wirkt, als wären Sie in Eile oder faul, wüssten einfach nicht, wie es geht und würden auch keinen großen Wert auf eine stilvolle Kommunikation legen. Kleinschreibung wirkt privat und nachlässig.

Doppelte Satzzeichen wie das Interrobang ("?!"), die Kombi aus Fragezeichen und Ausrufezeichen, ist ein nicht amtliches Satzzeichen und kennzeichnet den Satz als so etwas wie eine rhetorische Frage. Solche haben in Geschäftskorrespondenzen nichts zu suchen. Genau so wie übrigens Ironie oder Sarkasmus – beides ist in schriftlicher Form, ohne die Mimik oder Gestik des anderen sehen zu können, ein Garant für Missverständnisse, vor allem dann, wenn Sie mit jemandem schreiben, den Sie nicht besonders gut kennen.

Abkürzungen sind auch so eine schlechte Angewohnheit aus Stress oder Faulheit. Und jetzt mal ehrlich: Wie viel Zeit spart es, wenn Sie MfG statt „Mit freundlichen Grüßen“ schreiben? Es gibt weitere unsinnige Abkürzungen wie Stck. statt Stück. Beide Worte haben 5 Zeichen, bieten damit keine Zeiterspranis, aber Lese-Stolpersteine. Genau so wie VG. Das wirklich unheimlich unpersönlich! Außerdem sind es diese beiden Buchstaben, die neben der Schlussformel „Viele Grüße“ einige weitere Bedeutungen haben: Vereinigung, Vorgang, Verbundene Wohngebäudeversicherung, Vereinsgemeinschaft, Vertragsgesetz und so weiter und so fort. Müssen wir uns das wirklich gegenseitig zumuten, wo es doch ein ganz minimaler Aufwand wäre, ein paar Zeichen mehr zu tippen? Ich denke Nein!

Apropos Grußformel: nach der DIN 5008 lautet sie – in Verbindung mit "Sehr geehrte Frau" oder "sehr geehrter Herr“ offiziell „Mit freundlichen Grüßen". Hier dürfen Sie natürlich je nach Beziehung zueinander abweichen. Etwas informeller wirken "Beste Grüße" oder "Viele Grüße", noch informeller wirken "Herzliche Grüße" oder "Liebe Grüße" und dann geht es weiter mit "Grüße aus Buxtehude" oder "Sonnige Grüße". Den richtigen Ton treffen Sie hier, wenn Sie sich klarmachen, in welcher Beziehung Sie zum Empfänger stehen. Im Zweifel entscheiden Sie sich immer für die etwas formellere Form. Wenn Sie eine E-Mail mit „Sonnigen Grüße“ zurück bekommen, können Sie sich im Laufe des E-Mail-Verkehrs immer noch anpassen.

Ich bin neulich genau zu diesem Thema für eine Zeitschrift interviewt worden. Da wurde ich zur Bedeutung von Grußformeln befragt und ob zum Beispiel das Image des Unternehmens dabei eine Rolle spielt. Meine Antwort: Ja, sogar eine große Rolle! Schließlich wird Ihr Image durch alles, was Sie tun, sagen und schreiben erzeugt und gefestigt. Das Wording in einer Grußformel kann ein Image bestenfalls positiv stärken oder ihm schlimmstenfalls widersprechen und damit sogar schaden. Und ein Imageschaden – auch im Kleinen – bedeutet, dass man Ihnen weniger glaubt und vertraut. Der häufigste Fehler bei Grußformeln ist übrigens, dass dahinter ein Komma gesetzt wird. Korrekt ist "Mit freundlichen Grüßen" – kein Komma – Leerzeile, Vorname, Nachname.

Letzteres kann auch bereits Teil der Signatur sein – mein vorletzter Tipp: Eine E-Mail, wie Sie nun wissen, ist ein digitaler Geschäftsbrief und hat nur dann Gültigkeit – Gültigkeit in dem Sinne, wenn es um Verträge oder auch mal um Streitigkeiten geht – wenn eine rechtsgültige Signatur verwendet wird. Um hier nicht alle Varianten aufzuzählen: Welche Pflichtangaben für Sie gelten, finden Sie in der DIN 5008.

Ich möchte aber noch erwähnen, dass in eine Signatur nach gutem Stil der Vorname und der Nachname gehören, und zwar ohne Abkürzung. Nicht nur, dass es unpersönlich wirkt, ich mache dem Empfänger auch die Anrede in Folge-E-Mails schwerer, wenn ich mit B. Steinkamp unterschriebe. Dann könnte ich ja auch Bernd statt Birte heißen.

Und zu guter letzt noch ein Sätzchen zu Smileys und Emoticons: Die Frage im Interview dazu lautete: Sind Emojis in Geschäftsmails erlaubt? Meine Antwort: Nein. Sie ergeben auch keinen wirklichen Sinn. Eine E-Mail ist zum Informationsaustausch gedacht und wenn Sie Emotionen ausdrücken möchteen, die Sie nicht in schriftliche Worte fassen können, dann sollten Sie das persönliche Gespräch suchen. Wer witzig sein, eine bestimmte Stimmung erzeugen oder auflockern möchte, macht das am besten im Gespräch, wenn er das Gesagte auch durch Mimik, Gestik und Stimme unterstreichen kann. Wer dennoch so gar nicht auf Emoticons verzichten kann, sollte diese nur bei wirklich guten Bekannten verwenden und dann auch nicht als Ersatz für den Punkt am Ende des Satzes, sondern dahinter.

Und jetzt mal ehrlich: Hätten Sie gedacht, dass man in Sachen E-Mails so viel beachten kann? Und dass so viel schiefgehen kann? Wir schreiben nun alle seit Jahren E-Mails und man müsste meinen, dass das rund läuft. Aber die unendlich vielen Missverständnisse oder langwierigen Korrespondenzen sind tatsächlich meistens der Art und Weise geschuldet, wie wir miteinander kommunizieren. Und es ist auch kein Wunder, dass gerade junge Menschen all diese Tipps nicht kennen oder sie ihnen nicht bewusst sind. Denn wer noch nie zu Papier und Füller gegriffen hat, um einen Brief zu schreiben, dem ist nicht klar, dass man jemanden anredet und dass man einen Brief unterschreibt und dass sich eine E-Mail eben mehr an diesem fertigen Stück Papier orientieren sollte, als an dem Zweizeiler per WhatsApp ohne Hallo und Tschüss.

Nehmen Sie aus diesem Blog doch zumindest den einen Fokus mit, dass Sie sich bewusst machen, dass eine E-Mail bestehen bleibt. Egal in welcher Eile kurz vor Feierabend Sie noch schnell ein paar Zeilen tippen – auf der anderen Seite hat jemand ewig Gelegenheit, die E-Mail zu lesen – und Sie können den falsch geschriebenen Namen, ihre Tippfehler und Ihren falsch verstandenen Witz nicht wieder zurücknehmen.

Mit diesen Tipps wünsche ich Ihnen für die Zukunft und Ihre E-Mails immer den richtigen Ton und auch digital gilt: Bleiben Sie anständig!

Birte Steinkamp

post@birtesteinkamp.de

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